Loin de se limiter au rôle de « manager de bureau », comme l’indique sa traduction littérale, la fonction se développe dans de nombreuses entreprises, et concentre à elle seule un large panel de missions. Salaire, formations, missions, compétences clés : découvrez dans cet article toutes les spécificités et les enjeux de ce métier.
Qu'est-ce qu'un Office Manager ? Définition et évolution du rôle
Si sa mission première reste la supervision des tâches administratives ou logistiques, force est de constater que le rôle de l’office manager a évolué au fil des années pour s'adapter aux changements dynamiques du monde professionnel. Le métier s'est aujourd’hui transformé en une fonction hautement stratégique.
Office manager : un métier aux multiples casquettes
Rattaché au directeur général, c’est l’un de ces collaborateurs aux perpétuels et multiples dossiers en cours. En effet, l'office manager peut assumer des missions aussi variées que le pilotage des opérations administratives ou des services généraux, la préparation de reportings ou l'organisation d'évènements internes.
« Pour résumer, le rôle de l'office manager est de faciliter le quotidien des équipes. C'est un assistant de direction aux responsabilités très étendues », explique Laure Charbonneau, directrice associée du cabinet de recrutement Robert Half.
Ce métier polymorphe par essence fait ainsi de l’office manager un pivot crucial dans l’entreprise, puisqu’il interagit avec tous les niveaux hiérarchiques, de la direction, aux cadres ou techniciens.
L'office manager dans l'écosystème de l'entreprise moderne
La personne en charge de l’office management occupe une position stratégique en tant que facilitateur de la productivité et du bien-être des employés.
En intégrant les nouvelles technologies dans les process de l’entreprise, et en suivant les tendances d’agilité et de flexibilité qui caractérisent aujourd’hui le monde professionnel, l'office manager fait preuve d’une adaptabilité essentielle.
Sa connaissance approfondie des besoins opérationnels lui permet en outre de jouer un rôle clé dans la mise en place de solutions plus efficaces et de politiques favorisant la satisfaction des employés.
Remarque : si le terme d'office manager est apparu il y a une dizaine d'années, le métier en lui-même n'a rien de très nouveau.
« Les entreprises se sont toujours appuyées sur des fonctions gérant ces différents sujets. Ce qui est inédit, c'est que ce soit une seule et même personne qui chapeaute des tâches protéiformes », indique Laure Charbonneau.
En ajoutant que l'on rencontre aujourd’hui des offices managers dans les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.
Marie, office manager pour l’agence de communication 5eme Gauche, raconte son quotidien dans cette vidéo réalisée par Welcome to The Jungle.
Les missions quotidiennes de l'office manager
Si l’essence du métier d’office manager reste la même d’une entreprise à une autre, les tâches qu’il accomplit au quotidien diffèrent en fonction de la nature, mais aussi des besoins de l’organisation pour laquelle il travaille.
L’office manager n’a donc pas de journée type, et organise ses journées en suivant les grandes lignes de son large champ d’action.
La gestion administrative : le cœur du métier
La fonction d’office manager nécessite une expertise pointue dans la coordination des tâches administratives quotidiennes.
L'efficacité de cette gestion administrative repose sur la capacité de l'office manager à maintenir des processus fluides et organisés, qui permettent à l'ensemble de l'entreprise de fonctionner.
Elle se divise ensuite en plusieurs catégories, modulables selon les contours définis du poste et les nécessités de l’entreprise en temps réel :
- L’assistanat traditionnel : gestion des différents agendas, traitement du courrier, réception des appels téléphoniques, transmission des informations, rédaction de synthèses, planification de réunions, organisation et coordination d’événements internes (teambuilding, afterworks, journées incentive…) ou externes, etc.
- La gestion des services généraux : gestion des stocks, commandes de fournitures, relations avec les fournisseurs ou les prestataires, référence pour le matériel, maintien de la propreté et de la sécurité des locaux, etc.
- L’administration du personnel (notamment en l’absence de service RH) : gestion de la paie, relais des offres d' emploi, recrutement, gestion des intégrations ou des départs, formation, etc.
- La comptabilité : gestion des factures, suivi des paiements ou du budget, interface avec le cabinet comptable, etc.
L’office manager revêt ici un rôle très complet, loin du seul assistant de direction, puisqu’il se positionne sur des missions hautement stratégiques et œuvre souvent aux côtés du dirigeant.
Il agit en tour de contrôle sur la plupart des sujets qui permettent le bon fonctionnement de l’entreprise au quotidien.
Certains sujets ou démarches spécifiques nécessitent aussi un suivi administratif pointu, comme les liens avec l’URSSAF, le suivi des assurances, l’accès au Crédit d’Impôt Innovation, ou encore le suivi de la conformité RGPD : autant de sujets dont l’office manager peut se charger !
La coordination interne : l’huile dans les rouages de l'entreprise
Véritable facilitateur de la coordination au sein de l'organisation, l’office manager assume également de nombreuses responsabilités internes. Dans la pratique, ses missions peuvent être les suivantes sur ce pôle :
- La mise en relation et la communication entre les différents services, à tous les niveaux
- La gestion des conflits potentiels
- La coordination des événements internes
- L’optimisation des outils et des process utilisés en communication interne (messagerie instantanée, Intranet, plateformes collaboratives, etc.)
En encourageant la synergie entre les équipes, l'office manager contribue à renforcer le tissu organisationnel de l'entreprise.
La gestion de projets : un rôle clé dans l'atteinte des objectifs
Au-delà de la gestion quotidienne, l'office manager peut également intervenir dans la gestion de projets au sein de l'entreprise. Sa capacité à jongler avec plusieurs missions simultanément, à établir des priorités et à travailler en étroite collaboration avec les équipes fait de ce collaborateur un précieux maître d'orchestre.
Sa vision globale des opérations et sa compréhension approfondie des dynamiques internes le positionnent aussi en bonne position pour contribuer au succès des initiatives de l'entreprise.
L’office manager peut par exemple contribuer à l’amélioration du pilotage opérationnel ou commercial : suivi des tâches, tracking des temps, mise en place d’un CRM, identification de KPI pertinents, réalisation de tableaux de bords, etc.
Par ailleurs, alors que certains projets ponctuels et souvent transverses prennent parfois du retard, faute de chef de projet disponible pour les piloter, pourquoi ne pas confier ces dossiers à l’office manager ? Recherche de nouveaux bureaux, déménagement, organisation d’un événement nécessitant une forte mobilisation…
Les compétences clés du bon office manager
Il est important de noter que celles-ci s'étendent bien au-delà de la simple maîtrise des tâches administratives : les qualités professionnelles qui font de l’office manager un élément efficace au sein de l’entreprise sont en effet nombreuses.
Compétences techniques : les outils indispensables
L’office manager doit tout d’abord maîtriser les différentes applications bureautiques utilisées au sein de son organisation, comme le pack Office, Google Docs, Microsoft Teams, Zoom, Slack, ou toute autre solution employée au quotidien, notamment dans le cadre du télétravail généralisé.
Une très bonne maîtrise de la langue française, essentielle pour son travail de communication interne comme externe, est également requise.
Un bon niveau d’anglais (voire d'autres langues étrangères) sera aussi utile, par exemple dans le cas d’un poste au sein d’une structure internationale, qui nécessite un travail de coordination avec les clients et les collaborateurs présents dans différents pays.
Enfin, un bon office manager effectuera un travail de veille sur les dernières innovations et informations en lien avec son champ d’action : outils digitaux, droit du travail, gestion comptable des sociétés, etc.
Soft skills : communication et gestion du stress
En plus des connaissances techniques et informatiques, un office manager sera polyvalent, réactif et très organisé : la fonction exige en effet la gestion simultanée de diverses responsabilités.
La capacité à maintenir une perspective globale, tout en restant attentif aux détails se révèle ainsi précieuse pour assurer la fluidité des opérations.
Parmi les autres qualités comportementales de l’office manager, on retrouve :
- Une résistance au stress, ce qui implique un certain sang-froid, y compris dans les situations tendues ou dans le cadre de la gestion de conflits
- La communication efficace, tant écrite que verbale, en tant que point central de la coordination interne
- L’aisance relationnelle, afin d’échanger en toute transparence avec des interlocuteurs de tous niveaux
- Une parfaite connaissance de l’ensemble des métiers qui composent l’organisation, et une grande empathie, qui l’aident à cerner les enjeux spécifiques de chaque poste
- Le sens de la confidentialité, essentiel pour protéger les données sensibles auxquelles il aura potentiellement accès dans le cadre de ses missions
- L’autonomie et la capacité à résoudre des problèmes complexes, tout en adoptant une attitude proactive pour mieux anticiper
Adaptabilité et ouverture au changement
L’office manager doit enfin disposer d’une grande capacité d’adaptation et d’une souplesse d’ esprit, afin d’affronter les obstacles, barrières et autres aléas du quotidien.
À la fois pragmatique et diplomate, sa flexibilité reste un trait indispensable face aux changements constants au sein de l'entreprise, de même que pour répondre aux besoins évolutifs de l'organisation.
Cette fonction transverse fait donc office de véritable couteau-suisse, comme le résume Gwenaëlle Leguillon, office manager chez Drivy : « ma mission principale est de pouvoir répondre à toutes les questions. Je suis l’aide pour la finance, les ressources humaines, les services généraux, l’événementiel et le management. Je suis au contact de tous : je dois être le relais entre les salariés et les managers. »
La chaîne Youtube The Office Manager propose différentes vidéos sur ce métier et ses différentes facettes :
Le parcours pour devenir office manager
Le chemin vers les fonctions d’office management se caractérise souvent par une combinaison de formation académique, d'expérience professionnelle et de compétences personnelles.
Formation académique et parcours professionnel typiques
De manière générale, la plupart des office managers possèdent au moins un diplôme de niveau universitaire, dont la nature reste très variable (le niveau bac n’étant généralement pas suffisant).
BTS Gestion PME/PMI, Assistanat de direction, Action managériale ou BTS Comptabilité ; BUT GEA (Gestion des Entreprises et Administration) ; licence professionnelle management et gestion des organisations, ou gestion des organisations de l’économie sociale et solidaire ; formation de type bachelor en école de commerce… Les options sont nombreuses !
Le poste n’exige aucune formation spécifique, mais s’adapte plutôt aux contours du type de la structure qui recrute. Les fonctions plus importantes peuvent exiger une licence, voire un master en management.
Enfin, certaines écoles supérieures proposent aujourd’hui des parcours spécialisés en office management, à l’instar de HEAD (École des Hautes Études Appliquées au Droit).
L'importance de l'expérience sur le terrain
Les principales compétences de ce métier s’acquièrent cependant avec l’expérience. Lorsque cela est possible, une formation en alternance reste à privilégier, afin d'engranger rapidement les connaissances, mais aussi les savoir-faire spécifiques nécessaires à l’exercice de ce métier.
De nombreux office managers débutent ensuite leur carrière dans des postes administratifs ou de secrétariat, ce qui leur permet de comprendre de suite les tâches quotidiennes et les dynamiques internes d'une entreprise.
Certains choisissent également de compléter leur éducation avec des certifications spécifiques en gestion de bureau ou en administration.
L'office manager dans divers contextes d'entreprises
Fort d’une dynamique riche et nuancée, le métier d’office manager occupe désormais une position centrale au sein des entreprises, adaptant son rôle en fonction du contexte spécifique de l'organisation.
Start-up vs grandes entreprises : des rôles nuancés
Les bases de la fonction d’un office manager peuvent varier considérablement en fonction de la nature. Dans le cas d’une start-up, celui-ci sera par exemple plus souvent amené à endosser un rôle polyvalent et multifonctionnel, jonglant entre les tâches administratives, la gestion des locaux ou la participation à des projets stratégiques.
Le caractère flexible par nature de ces organisations nécessite en effet une grande agilité de la part de l’office manager, qui doit se tenir prêt à s'adapter rapidement aux besoins émergents de l'entreprise.
En revanche, dans les grandes structures, la personne chargée de ce poste peut choisir de se spécialiser davantage, en se concentrant sur des aspects spécifiques de la gestion administrative ou de la coordination interne.
On vous a d'ailleurs mis un graphique sur les intitulés de postes des personnes en charge de l'office management, selon les structures.
Elle se trouve aussi parfois amenée à gérer une équipe, ce qui suppose des compétences managériales essentielles pour mener à bien cette mission.
L'impact de la culture d'entreprise sur les missions
En tant que pivot central de la coordination, il est logique que l’office manager se positionne parmi les grands défenseurs des valeurs et de la culture d’entreprise.
Il veille ainsi au quotidien à la bonne incarnation de ces derniers, à travers la prise de décisions, la communication stratégique ou l’organisation d’événements.
Engagé émotionnellement pour la société, l’office manager devient alors le garant d’une approche professionnelle saine, basée sur les principes de la QVCT, qui respecte le bien-être des employés et encourage leur épanouissement.
Il protège dans le même temps la stabilité opérationnelle et le respect des procédures établies.
C’est donc en comprenant et en s'adaptant à la culture spécifique de l'entreprise que l'office manager pourra optimiser ses interventions, pour mieux répondre aux besoins uniques de l'organisation et contribuer efficacement à la réalisation de ses objectifs stratégiques.
Perspectives de carrière et évolution professionnelle
Si l'office manager commence par assumer des tâches administratives de base, l’essence même de ce poste l’amène rapidement vers d’autres sphères.
Progression de carrière et opportunités d'évolution
Sur ce type de poste, l’évolution se fait tout d’abord principalement sur l’accroissement des responsabilités et la valeur ajoutée des missions qui lui sont confiées.
Ainsi, après plusieurs années d’expérience, ses missions laissent apparaître une autonomie quasi complète, de même qu’un certain pouvoir décisionnaire.
Certains office managers choisissent en outre de se spécialiser dans un domaine spécifique (RH, juridique, finance, etc.) et suivent pour cela d’autres formations, afin de viser d’autres fonctions nécessitant une forte expertise.
L'office manager comme tremplin vers d'autres rôles
Le temps et l'expérience laissent ensuite surgir d’autres opportunités d'évolution vers des postes de gestion plus élevés, tandis que le collaborateur se forge peu à peu une base de compétences solides, et devient prêt à élargir ses responsabilités.
Grâce à sa position centrale au sein de l'entreprise, ce métier se révèle en effet une excellente porte d’entrée vers d'autres fonctions.
L'expérience diversifiée accumulée dans le rôle d'office manager constitue ainsi une plateforme solide pour des transitions réussies vers des positions stratégiques au sein de l’organisation.
En pratique, l’office manager évolue souvent vers un poste de secrétaire général, de responsable administratif et financier, ou encore de responsable des services généraux.
D’autres aspirent à des rôles de direction, pour superviser plusieurs départements.
Salaire et reconnaissance professionnelle de l'office manager
Last but not least, la question de la rémunération de l’office manager se pose de manière légitime, car le métier connaît un essor qui reste très récent.
Échelle salariale : facteurs influents et variations
Le salaire brut annuel d’un office manager dépend principalement de son expérience. Un travailleur débutant gagnera ainsi entre 26 000 et 32 000 euros bruts par an, quand un profil plus expérimenté (5 à 10 ans) verra sa rémunération comprise entre 35 000 et 40 000 euros bruts annuels, allant même au-delà de cette fourchette pour un collaborateur fort de dix ans d’expérience (vers 50k€).
Bien que le poste ait d'abord été surreprésenté en Île-de-France, il est désormais de plus en plus fréquent de trouver des offres d’emploi pour le métier d’office manager partout en France. La localisation géographique reste un facteur influent sur la rémunération proposée.
Enfin, la complexité des responsabilités confiées à l’office manager fait varier son salaire, tout comme son profil, par exemple dans le cas d’un collaborateur bilingue, qui pourra prétendre à des chiffres plus élevés.
On vous a mis d'ailleurs un petit graphique sur les niveaux d'expérience moyens d'un office manager !
Reconnaissance et valorisation du rôle dans l'entreprise
Même s’il œuvre finalement souvent dans l’ombre, l'office manager assure le bon fonctionnement global de l'organisation, en facilitant un environnement de travail structuré et harmonieux. Une première forme de reconnaissance réside ainsi dans l'appréciation de l'importance stratégique de cette fonction par la direction et les équipes.
De la même façon, il est bénéfique pour l’office manager de profiter d’opportunités de développement professionnel, en participant par exemple à des formations ciblées ou des ateliers de perfectionnement : ces derniers lui offriront la possibilité d’élargir ses compétences, tout en restant à la pointe des meilleures pratiques professionnelles.
Enfin, la création d'un espace professionnel propice à l'innovation et à la créativité, où les suggestions de l'office manager sont prises en compte, renforce son sentiment de valeur et d'appartenance.
