Et si l’intégration d’un nouvel employé ressemblait à la préparation d’un voyage ? Chaque étape bien pensée viserait à garantir une arrivée réussie à destination, tout en permettant à vos nouvelles recrues de se sentir rapidement à l'aise et prêtes à donner le meilleur d'elles-mêmes.
Mais quelles sont les étapes essentielles pour y arriver ? De l'accueil personnalisé aux objectifs à court ou moyen terme, chaque moment compte pour rendre l’intégration fluide, efficace et motivante.
Dans cet article, on vous guide à travers les étapes clés pour réussir un onboarding dynamique, qui fait la différence dès le premier jour !
Qu'est-ce qu'un parcours d'intégration pour employés ?
Vous venez de recruter un nouveau talent, mais comment vous assurer qu'il trouve rapidement sa place et devienne un membre clé de l’équipe ?
C’est là qu’intervient le parcours d’intégration !
Bien plus qu’un simple accueil, il s’agit d’un processus structuré qui permet à chaque nouvel employé de se familiariser avec son environnement de travail et de bien comprendre son rôle.
Définition et importance
Un parcours d'intégration pour employés désigne l'ensemble des actions mises en place par une entreprise pour accueillir et accompagner un nouveau collaborateur dès son arrivée.
Au-delà des informations nécessaires et des formalités administratives, le plan d' onboarding vise notamment à familiariser l'employé avec la culture d' entreprise, à clarifier ses missions et à faciliter son intégration au sein de l'équipe.
Son importance ne doit pas être sous-estimée.
D’après une étude réalisée en 2021 par le média Parlons RH, 80% des recrues décident en effet de rester ou non dans leur entreprise au cours des six premiers mois, quand 45% des démissions ont lieu la première année. L’enjeu est donc capital !
Un parcours d’intégration réussi permet donc de créer une première impression positive, essentielle pour motiver le nouveau collaborateur face à son futur poste, tout en renforçant son engagement envers l'entreprise.
À l’inverse, une intégration bâclée peut conduire à de la frustration, de l'isolement, voire à un départ anticipé de l’employé.
Avantages d'un bon parcours d'intégration pour une entreprise
Une bonne intégration présente plusieurs avantages pour une entreprise :
- La réduction du turnover : lorsqu’un employé se sent bien accueilli et soutenu dès son arrivée, il est plus susceptible de rester dans l’entreprise sur le long terme
- Une productivité accélérée : un parcours d’intégration structuré permet à l’employé de devenir rapidement opérationnel. Par exemple, une formation sur les outils spécifiques de l’entreprise dès les premiers jours permet à l’employé de se concentrer rapidement sur ses tâches principales
- Le renforcement de la culture d’entreprise : l’intégration est l’occasion de transmettre les valeurs et la mission de l’entreprise. En initiant les nouveaux collaborateurs aux rituels, aux pratiques et à l'histoire de l'entreprise, ces derniers adopteront plus rapidement l'esprit de l'organisation
- Un engagement renforcé : un employé bien intégré se sentira plus engagé envers son travail et l’entreprise. L’organisation d’une réunion avec un mentor ou un référent permet, par exemple, au nouvel employé de poser ses questions et de trouver rapidement sa place.
- Une source d’économies : on estime qu’une intégration ratée coûterait entre 100 % et 300 % du salaire de la nouvelle recrue à l’entreprise. Cela correspond à 7000 euros en moyenne, selon la plateforme Workelo, dédiée à l’expérience des collaborateurs
Un parcours d’intégration solide ne profite pas uniquement aux employés, mais contribue directement au succès de l’entreprise en renforçant la fidélité, l’engagement et la performance des nouvelles recrues.
Quel est le but d'un parcours d'intégration ?
Un parcours d’intégration a pour principal objectif d’assurer que les nouveaux employés s’intègrent de manière fluide et efficace dans leur nouvel environnement de travail.
Faciliter l'adaptation à la culture de la marque
Dès son arrivée, un nouvel employé doit être en mesure de comprendre la culture de l’entreprise. Cette dernière inclut les valeurs, les normes ou les engagements de la structure. Par exemple, des sessions d'introduction à l’histoire de la marque, ou des sessions d’échange organisées avec des collaborateurs plus anciens peuvent aider à s’immerger rapidement dans l’esprit de l’entreprise.
Favoriser la compréhension du poste et des responsabilités
Un parcours d’intégration réussi clarifie également les attentes et les responsabilités associées au poste. Des formations spécifiques, des rencontres avec les managers ou des documents de référence permettent ainsi de définir clairement les missions. Cette compréhension garantit à l’employé la possibilité de concentrer ses efforts sur les bons objectifs dès ses premiers pas au sein de l’entreprise.
Fortifier le sentiment d'appartenance
La création d’un lien fort entre l’employé et sa nouvelle entreprise est crucial pour son engagement à long terme. En pratique, un accueil chaleureux, des événements sociaux et la mise en avant des réussites individuelles peuvent faire toute la différence, en aidant à renforcer ce sentiment d’appartenance dès les premiers jours.
Simplifier les relations interpersonnelles
Le parcours d’intégration permet aussi d’établir des relations solides avec les collègues. Des activités de team building ou des parrainages facilitent ainsi les interactions sociales, et créent une ambiance aussi collaborative qu’agréable, ce qui simplifie aussi la gestion des conflits au travail.
Activer l'apprentissage de compétences nécessaires
Pour être efficace, un employé doit acquérir rapidement les compétences requises pour son poste. Le parcours d’intégration inclut donc souvent des formations techniques, des mises en situation pratiques, mais aussi des sessions de feedback, afin de favoriser une montée en compétences rapide.
Diminuer le taux de rotation des employés
Un employé bien intégré, qui se sent compris et soutenu, sera plus enclin à rester dans l’entreprise à long terme. En éliminant les incertitudes et en créant un environnement accueillant, l'entreprise assure une plus grande stabilité au sein de ses équipes.
La stat’ à connaître : d’après une étude Gallup présentée en 2018, seuls 12% des employés pensent que leur entreprise accueille bien les nouvelles recrues. Un chiffre à méditer…
Parcours d'intégration entreprise : quelles sont les étapes du processus de l'employé ?
Un parcours d’intégration réussi repose en outre sur un processus bien structuré qui guide le nouvel employé à travers différents temps forts.
Chaque étape est conçue pour assurer une transition en douceur et une adaptation rapide au sein de l’entreprise.
Pré-intégration
1. Communication préalable
Une fois le recrutement achevé et l'embauche confirmée, il est essentiel de maintenir un contact régulier avec le futur employé avant son premier jour.
Pensez ainsi à lui envoyer un email de bienvenue contenant des informations sur le déroulement de la première journée, les documents à apporter, les pratiques internes, le réglement intérieur... En d'autres termes, toutes les informations pratiques qu'il doit connaître avant d'arriver !
Cette communication permettra de rassurer le nouvel arrivant, tout en le préparant mentalement à son intégration.
2. Ouverture du dossier administratif
Avant l'arrivée de l'employé, l’équipe des ressources humaines devra s’occuper de régler tous les détails administratifs.
Cette phase inclut la collecte des documents légaux, la signature du contrat de travail, l’enregistrement des informations personnelles et la mise en place des avantages sociaux.
3. Préparation des outils et accès
Assurez-vous enfin que tout le matériel nécessaire soit prêt avant l’arrivée de votre futur collaborateur.
Cela comprend l’ordinateur, les logiciels, les identifiants d’accès aux systèmes internes, l'ouverture de sa boîte mail et tout autre équipement spécifique à son poste.
Cette préparation en amont permettra à l’employé de démarrer son travail sans retard technique.
Premier jour de travail
4. Accueil personnalisé
La première journée d' intégration est cruciale.
Réservez un accueil chaleureux et personnalisé à votre recrue, et présentez-la à son équipe autour d’un café ou d’un petit déjeuner. Donnez lui aussi un livret d' accueil qui reprend l'ensemble des informations relatives à son nouveau poste.
Vous pouvez aussi lui remettre un kit de bienvenue qui pourrait inclure un carnet, un stylo, et des brochures sur l’entreprise. Chez The Good Fab, on vous propose d’ailleurs de super kits de bienvenue avec des produits éco-responsables et personnalisables en fonction de vos envies !
Emmenez enfin votre nouvelle recrue profiter d'un déjeuner d' équipe, pour prolonger l'intégration dans un cadre plus informel.
5. Tour de l'entreprise
Une visite des locaux permettra ensuite de familiariser l’employé avec son nouvel environnement, notamment les bureaux, la salle de pause, les espaces communs ou les sorties de secours. Ce sera aussi l’occasion de lui présenter les différents départements et les équipes.
6. Session d'orientation
Organisez une session d'orientation pour fournir des informations clés sur l’histoire de l’entreprise, ses valeurs, sa mission, et ses produits ou services.
Cela aidera le nouvel employé à comprendre le contexte global dans lequel il évoluera, tout en lui permettant de poser ses premières questions.
7. Désignation d'un parrain ou d'une marraine
Un parrain ou une marraine est un collègue expérimenté qui accompagne l’employé durant ses premiers jours.
Cette personne sera son point de référence pour répondre aux questions, l’aider à s’adapter et faciliter son intégration dans l’équipe.
Première semaine
8. Formation sur les produits ou services
Au cours de la première semaine, l’employé peut suivre une formation dédiée aux produits ou services de l’entreprise. Cela lui permettra de mieux comprendre ce qu’il vend ou soutient, tout en étant plus performant dans ses tâches quotidiennes.
9. Rencontres avec les équipes clés
Pensez aussi à planifier des réunions avec les équipes et les collaborateurs clés. Ces rencontres aideront l’employé à saisir les interactions entre les différents départements, ainsi qu’à comprendre les dynamiques de travail.
Premier mois
10. Objectifs à court terme
Définissez avec l’employé des objectifs clairs à court terme, comme un projet spécifique à réaliser ou une compétence à développer. Ces derniers l’aideront à se concentrer et à se sentir utile durant ses premiers pas au sein de l’entreprise.
11. Feedback régulier
Organisez des réunions hebdomadaires pour discuter des progrès de l’employé, répondre à ses questions et ajuster les attentes en cas de besoin. Un feedback régulier reste essentiel pour encourager les points forts ou les réussites, tout en rectifiant rapidement les éventuels problèmes.
Post-onboarding
12. Le rapport d'étonnement
Après quelques semaines ou mois, demandez à votre nouvel employé de rédiger un rapport d’étonnement.
Celui-ci devra refléter ses premières impressions, les aspects positifs et les améliorations possibles : en d’autres termes, il s’agit d’un feedback ultra-précieux pour l’entreprise !
13. Formations continues
Même si la période d’intégration est terminée, proposez régulièrement des formations pour développer les compétences de l’employé.
14. Évaluations périodiques
Organisez enfin des évaluations de performance à intervalles réguliers, afin de suivre la progression de l’employé, de fixer de nouveaux objectifs et de s’assurer que son intégration est pleinement réussie.
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Comment compléter un parcours d'intégration en télétravail ?
Si l’intégration d’un nouvel employé en télétravail présente des enjeux et des défis spécifiques, quelques bonnes pratiques devraient néanmoins vous permettre de créer une expérience d’onboarding solide, aussi enrichissante qu’en présentiel.
Astuces pour un onboarding à distance réussi
- Préparation en amont : avant le premier jour, assurez-vous que l’employé dispose de tout le matériel nécessaire pour travailler à domicile : ordinateur professionnel, logiciels, accès aux outils de collaboration, etc. Pensez à lui fournir les éléments qui lui manquent par mail. Envoyez-lui aussi un guide numérique d'accueil pour expliquer les attentes, les outils utilisés et les procédures internes
- Communication proactive : planifiez une réunion d’accueil pour souhaiter la bienvenue à votre nouvelle recrue. Présentez-la à l’équipe, expliquez-lui la culture d’entreprise et clarifiez le planning des premières semaines. Une communication régulière est essentielle pour compenser l'isolement lié au télétravail
- Sessions d'orientation virtuelles : vous pouvez aussi organiser différentes sessions d'orientation et de formation en ligne grâce à des outils comme Zoom ou Microsoft Teams. Incluez des vidéos, des présentations interactives ou des Q&A en direct
- Accessibilité des ressources : s’il n’existe pas déjà, créez un espace en ligne où l’employé pourra accéder facilement à tous les documents, tutoriels et autres informations utiles : bibliothèque numérique ou intranet bien structuré, à vous de choisir ! La plateforme Wobee propose par exemple une solution tout-en-un, qui vous permet de créer des parcours d’onboarding uniques, d’automatiser vos process et d’impliquer toutes les parties prenantes, tout en rassemblant l’ensemble de vos ressources au même endroit.
- Utilisation d’outils collaboratifs : Slack, Trello ou Asana facilitent grandement la gestion des tâches et la communication instantanée, rendant l’intégration plus fluide et interactive
- Clarté des objectifs : vérifiez auprès de votre recrue que ses objectifs à court et long terme sont clairs. Cela lui permettra de rester concentré et de savoir comment contribuer efficacement dès le début
- Mentorat à distance : comme vous le feriez en présentiel, désignez un parrain ou une marraine qui pourra accompagner l’employé à distance. Organisez des points quotidiens ou hebdomadaires pour discuter des questions, offrir du soutien et favoriser les échanges informels
- Intégration sociale : encouragez la participation à des activités de team building virtuelles, comme des quiz en ligne, des cafés virtuels ou des ateliers créatifs. Cela vous aidera à créer des liens sociaux malgré la distance
- Feedback régulier : programmez des points de suivi fréquents pour donner et recevoir du feedback. Cela permettra d’ajuster rapidement la trajectoire si nécessaire et de répondre aux préoccupations de l’employé.
Quelle personne est en charge du parcours d'intégration ?
Le parcours d’intégration est généralement géré par plusieurs acteurs :
- Les ressources humaines (RH) sont responsables de la coordination globale du processus d' onboarding. Dans la pratique, ce service gère les aspects administratifs, la préparation des outils et l’organisation des sessions d’orientation.
- Le manager direct du nouvel employé joue aussi un rôle crucial en définissant les attentes, en fixant les objectifs à court terme et en fournissant un feedback régulier.
- Le parrain ou la marraine : cette personne, souvent un collègue expérimenté, accompagne le nouvel employé pour l’aider à s’intégrer socialement et professionnellement.
- Les équipes techniques et IT veillent enfin à ce que l’employé dispose de tous les outils nécessaires pour bien démarrer son travail.
Combien de semaines dure le parcours d'onboarding ?
La durée idéale d’un parcours d’onboarding varie en fonction du poste et de l’entreprise, mais en général, il s’étend sur 6 à 12 semaines.
Les deux premières semaines sont normalement consacrées à l’orientation, aux formations initiales, et à la familiarisation avec les outils et les équipes.
Le premier mois se concentre sur l’acquisition des compétences spécifiques au poste et l’atteinte des premiers objectifs à court terme.
Les mois suivants sont dédiés au renforcement des compétences, à la définition d’objectifs à plus long terme, et à l’intégration complète dans la culture de l’entreprise.
Ce processus permet à l’employé de s’adapter progressivement et de s’installer durablement dans son rôle.
Un parcours d' intégration réussi est donc bien plus qu’une simple formalité, et recouvre de nombreux enjeux pour l'avenir de l'employé au sein de l'entreprise.
En suivant différentes étapes clés, que ce soit en présentiel ou en télétravail, vous assurez une transition en douceur, un engagement renforcé et une montée en compétence rapide pour vos nouvelles recrues, et ce dans les meilleures conditions possibles.
L'expérience d' intégration devient alors unique et personnalisée en fonction des profils de l'entreprise et de l'employé, tout en se réinventant pour garantir une collaboration durable et fructueuse.
Visuel de couverture : Pexels.
